مسئله اصلی در حسابداری شرکتی
در سازمان بزرگتر، همه کاربران و عملیات در یک سطح نیستند. شرکت، شعبه، واحد سازمانی، مرکز هزینه و نقش کاربر باید از ابتدا تفکیک شوند تا گزارش و دسترسی قابل اعتماد باشد.
شرکت یا شعبه؟
شرکت معمولاً دفاتر و هویت مالی مستقل دارد. شعبه بخشی از عملیات همان شرکت است. ایجاد شرکت جدا فقط برای تفکیک گزارش، بدون توجه به واقعیت حقوقی، میتواند ساختار حسابداری را پیچیده کند.
طراحی سطح دسترسی
دسترسی میتواند بر اساس این ابعاد کنترل شود:
- شرکت و شعبه
- ماژول و نوع سند
- مشاهده، ایجاد، تأیید و حذف
- سقف مبلغ یا مرحله تأیید
- گزارشهای مدیریتی
- اطلاعات حساس مانند حقوق یا بانک
مراکز هزینه و پروژه
برای تحلیل دقیقتر، شعبه همیشه کافی نیست. هزینهها و درآمدها میتوانند بر اساس مرکز هزینه، پروژه، قرارداد یا واحد سازمانی نیز طبقهبندی شوند.
گردش تأیید
خرید، پرداخت، تخفیف و اصلاح اسناد در سازمان باید مرحله تأیید داشته باشد. ثبت تاریخچه تصمیمها برای ممیزی اهمیت دارد.
گزارشهای ضروری
- تراز و سود و زیان هر شرکت
- فروش و هزینه هر شعبه
- گردش بین شعب
- مانده طرف حسابها
- نقدینگی و بانکها
- عملیات تأییدنشده
- گزارش تجمیعی مدیریت
استقرار مرحلهای
بهتر است ابتدا ساختار پایه و یک شعبه نمونه راهاندازی شود. پس از کنترل داده و گزارش، شعب دیگر بهتدریج منتقل شوند.
جمعبندی
حسابداری شرکتی موفق به طراحی درست ساختار و مجوز وابسته است. صفحه نرم افزار حسابداری شرکتی نمابین جزئیات این معماری را معرفی میکند.