حسابداری ابری دقیقاً چیست؟
حسابداری ابری مدلی است که در آن نرم افزار و دادههای مالی روی زیرساخت مرکزی اجرا و نگهداری میشوند و کاربران مجاز از طریق مرورگر به سیستم دسترسی دارند. در این مدل، فایل اصلی حسابداری روی یک رایانه مشخص باقی نمیماند و واحدهای فروش، انبار، خزانه و حسابداری میتوانند روی یک منبع داده هماهنگ کار کنند.
این ویژگی بهتنهایی به معنی امنیت یا کیفیت بیشتر نیست. نتیجه واقعی به معماری نرم افزار، شیوه استقرار، کنترل دسترسی، پشتیبانگیری، پایش و فرآیند عملیاتی سازمان بستگی دارد.
تفاوت حسابداری ابری با نرم افزار نصبی
- در نرم افزار نصبی، اجرا و نگهداری معمولاً به رایانه یا شبکه محلی وابسته است.
- در حسابداری ابری، نسخه نرم افزار و دادهها بهصورت مرکزی مدیریت میشوند.
- اضافهکردن کاربر یا شعبه در مدل ابری معمولاً بدون انتقال فایل و نصب جداگانه انجام میشود.
- دسترسی از خارج دفتر باید با احراز هویت، سطح دسترسی و ارتباط امن کنترل شود.
معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری ابری
۱. یکپارچگی عملیات
سیستم باید فروش، خرید، دریافت، پرداخت، کالا و انبار را به حسابداری متصل کند. اگر داده در چند ابزار جدا وارد شود، فقط محل نگهداری تغییر کرده و مسئله دوبارهکاری حل نشده است.
۲. سطح دسترسی نقشمحور
حسابدار، صندوقدار، مدیر فروش و مدیرعامل نباید دسترسی یکسان داشته باشند. دسترسی باید بر اساس شرکت، شعبه، ماژول و نوع عملیات قابل تنظیم باشد.
۳. پشتیبانگیری و بازیابی
فقط وجود بکاپ کافی نیست. باید زمانبندی، محل نگهداری، دوره حفظ و آزمون بازیابی مشخص باشد. نسخهای که هرگز بازیابی آزمایشی نشده، تضمین عملی محسوب نمیشود.
۴. گزارش و ردیابی
هر عدد مهم باید تا رویداد اصلی قابل پیگیری باشد؛ برای مثال مسیر فاکتور، دریافت، موجودی و سند حسابداری باید روشن بماند.
۵. توسعهپذیری
رشد تعداد کاربران، شعب، شرکتها و اتصالها نباید شما را مجبور به ساخت جزیرههای نرم افزاری جدید کند.
حسابداری ابری برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
این مدل برای شرکتهای چندکاربره، مجموعههای چندشعبهای، فروشگاههای اینترنتی و تیمهایی که از چند مکان فعالیت میکنند مناسب است. کسبوکار بسیار کوچک نیز میتواند از آن استفاده کند، اما باید هزینه، نیاز واقعی و پیچیدگی فرایندها را بسنجد.
جمعبندی
حسابداری ابری زمانی ارزشمند است که علاوه بر دسترسی تحت وب، دادههای مالی و عملیاتی را یکپارچه کند. برای بررسی قابلیتهای عملی، صفحه نرم افزار حسابداری ابری نمابین و راهنمای امنیت را ببینید.